¿Qué es el software ERP?

El software ERP es un sistema integral de gestión empresarial diseñado para modelar y automatizar la mayoría de los procesos en la empresa (contabilidad, comercial, logística, recursos humanos, etc.) con el objetivo de facilitar la planificación de todos los recursos disponibles. Las siglas ERP vienen del inglés “Enterprise Resource Planning”.

La característica más destacable de un software ERP es que posibilita que toda la información que se maneja dentro de una empresa quede unificada y ordenada en un solo lugar, de tal modo que cualquier incidencia o suceso queda a la vista de manera inmediata. Todo ello hace que la toma de decisiones se lleve de una forma más rápida y segura, acortando así los ciclos productivos. Gracias al software ERP tendremos la empresa bajo control, ya que con una sola herramienta tenemos una visión global del negocio, lo que facilita una mejor perspectiva para la gestión y para la toma de decisiones. La implantación de un sistema ERP posibilita además la eliminación de las barreras existentes entre los distintos departamentos, ya que la información circula por toda la empresa eliminando así la improvisación por falta de información.

Los sistemas de software ERP principalmente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de una empresa. Pero además, el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la gestión de los recursos humanos.

Implantar un sistema ERP en la empresa no es fácil, ya que requiere un largo periodo de tiempo, y además hay que integrar varios factores para conseguir el éxito de la puesta en marcha. En este sentido, todas las áreas de la empresa juegan un papel muy importante, desde la alta dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información o Informática.

Tiempo atrás, sólo las grandes empresas podían permitirse el lujo de adquirir este tipo de sistemas, debido al elevado coste que éstos tenían, pero actualmente las cosas han cambiado. Hoy en día las pequeñas y medianas empresas están accediendo cada vez más a este tipo de software y lo están implantando de forma progresiva con excelentes resultados.

De hecho los sistemas de software ERP están funcionando perfectamente en todo tipo de empresas modernas de hoy en día. De esta manera, todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema.

Los sistemas ERP constituyen el núcleo de otras aplicaciones como puede ser el software CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), el Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc.

¿Qué es el software CRM?

El software CRM es aquel software con el que una empresa gestiona la relación con sus clientes. De hecho las siglas CRM significan precisamente eso; vienen del inglés “Customer Relationship Management”. El software CRM aparece con el uso de nuevas tecnologías para el desarrollo de las relaciones comerciales con los clientes por parte de las empresas.

Simplificando un poco, un software CRM es básicamente un sistema de registro y seguimiento de llamadas o de visitas (dependiendo del funcionamiento de la empresa). Pero su importancia va más allá de su funcionamiento básico, ya que puede ser una herramienta muy potente si se le saca todo el rendimiento posible.

Gracias al software CRM se puede tener un registro del estado de las relaciones entre la empresa y los clientes. Se puede medir el grado de satisfacción de los clientes, se puede averiguar si existen quejas sobre los productos o servicios que brinda la empresa, etc. En todos estos casos, un software CRM es un termómetro perfecto de la eficiencia empresarial, ya que se pueden detectar nuevas necesidades, inconvenientes existentes en la actualidad, o se pueden explotar oportunidades de venta gracias al intercambio de opiniones con los clientes.

Pero además, un software CRM es una herramienta indispensable para los procesos de venta que se prolongan en el tiempo, ya que nos permite estudiar una gran cantidad de variables y parámetros, como las opiniones de los clientes, la negociación de nuevas propuestas, el grado de aceptación que han obtenido los vendedores a través de su gestión comercial, conocer qué es lo que se negoció y cuando, estudiar y prever los cambios de ánimo de los potenciales clientes, sus aprobaciones parciales, las propuestas que se les ha realizado, etc.

Ejemplo de SumaCRM en un ordenador y móvil

Los sistemas de software CRM tienen múltiples utilidades. Por ejemplo se puede monitorear en todo momento la gestión de las ventas, puede servir como soporte para telemarketing, resulta de gran utilidad en el seguimiento de morosos a la hora de la gestión de cobros, o se puede utilizar simplemente como help desk para el soporte post-venta de productos o servicios.

En definitiva, se trata de una herramienta muy potente ya que permite medir una gran cantidad de parámetros en el funcionamiento de una empresa y su relación con los clientes, y sólo se puede mejorar aquello que se puede medir, con lo que un buen software CRM se hace imprescindible para el buen funcionamiento de una empresa.