Openbravo, un ERP de código abierto

Hace poco os hablábamos sobre la conveniencia de elegir entre software libre y propietario a la hora de decidirse por un sistema ERP. Hoy os vamos a hablar de un sistema de Software ERP de código abierto (libre) como es Openbravo.

openbravo logo

Openbravo es un ERP de código abierto orientado a las pymes, en las que en los últimos tiempos el software libre se ha ido haciendo un hueco gracias a su cada vez mejor rendimiento, estabilidad y facilidad de uso. Hasta el momento esta incorporación se ha producido en áreas poco críticas, por decirlo de alguna manera: navegadores, correo electrónico, suites ofimáticas y poco más. Openbravo supone una buena y fiable alternativa a los ERP tradicionales.

Lo más destacable de esta aplicación, es que prioriza lo realmente fundamental para una empresa cuando hablamos de productos de este tipo, ya sean estos propietarios o libres, el soporte durante la implantación y durante la etapa funcional del producto. Para conseguir esto, la empresa dispone de una amplia red de Partners en todo el mundo, 26 de ellos en España.

En cuanto al producto en sí, decir que ha sido diseñado de forma nativa en entorno web, permitiendo el acceso de los clientes al mismo desde un navegador convencional. La aplicación necesita estar instalada en un servidor, aunque no necesariamente localizado en las oficinas de la empresa, ofreciendo así la posibilidad de externalizar este apartado.

Openbravo. Funcionalidades

  • Gestión de los datos maestros: los cimientos del sistema. Permite que la información esté disponible para todos los usuarios de cualquier departamento, evita duplicidades a la hora de introducir la información puesto que sólo se hace una vez.
  • Gestión de aprovisionamientos: es el bloque encargado de tratar con pedidos, albaranes, facturas, etc., creando un ‘‘flujo de trabajo’‘, en el que cada documento se nutre del anterior. Simplificando, si ya he introducido los datos de un proveedor en un albarán, cuando llegue la factura correspondiente no los tengo que volver a introducir, evitando de esta forma errores y duplicidades en la introducción de información.
  • Gestión de almacenes: como su nombre indica, gestiona stocks, bultos, permite impresión de etiquetas, códigos de barras, gestion de entradas y salidas, etc. Al ser este un sistema integrado, los datos de los otros módulos ‘‘fluyen’‘ hacia él, automatizando buena parte de las tareas de las que se encarga.
  • Gestión de proyectos y servicios: orientado a empresas dedicadas a la realización y entrega de proyectos, gestionandolos de principio a fin, con capacidad para admitir varios tipos de proyectos, control de presupuestos, herramientas de toma de decisiones, control de gastos y recursos asignados al proyecto, tareas, etc.
  • Gestión de la producción: cubre la planificación de la producción, aprovisionamientos, órdenes de fabricación, partes de trabajo, cálculo de los costes de producción, notificación de incidencias de trabajo y partes de mantenimiento.
  • Gestión comercial y de las relaciones con clientes (CRM): el módulo comercial se encarga de nuestras ventas y clientes. Emisión de albaranes, facturas, gestion de pedidos, tarifas, gestión de clientes unificada…
  • Gestión financiera: el área dedicada a la contabilidad, cuentas a pagar y cobrar y activos fijos. Concebida para que la introducción manual de información sea mínima, puesto que lo que hace en realidad es recolectar los datos de los otros módulos, permitiéndonos centrarnos más en analizar los números que en ‘‘picarlos’‘.
  • Business Intelligence (BI): el módulo de reporte y análisis, que nos va a permitir extraer de nuestro sistema los datos clave para la toma de decisiones.

Todo aquel que conozca el funcionamiento de este tipo de productos sabrá que tanto las áreas descritas, como sus funcionalidades y capacidad de interacción, son comunes a cualquier ERP que se precie de llamarse como tal, pero el hecho de ser libre no implica que carezca de potencia o funcionalidades.

Dada su condición open source, se puede descargar la aplicación e implementarla apoyándote en la documentación pública disponible. Ofrecen también paquetes comerciales en los que se incluye soporte, actualizaciones automáticas, copias de seguridad y otros servicios que sin duda añaden valor a una solución de estas características y son por tanto la mejor opción para una empresa.

Openbravo es, cuando menos, una alternativa refrescante en el mundo del los ERP, brindándonos la posibilidad de ser propietarios del software que utilizamos para la gestión de nuestra empresa y pagar únicamente por los servicios que recibimos.

Más información | Openbravo

Siete hábitos para implementar con éxito un sistema ERP

La implantación de un sistema de Software ERP es un hueso duro de roer y ya existen una buena cantidad de proyectos que han fracasado en los últimos años. Muchos de estos proyectos fallidos pueden atribuirse a errores en uno o varios de los siete hábitos que se recomiendan para una implementación exitosa. Muchos de los problemas subyacentes están relacionados con dificultades para afrontar cuestiones culturales dentro de la organización, y es por ese motivo que hablamos de hábitos.

Las personas están acostumbradas a trabajar con métodos viejos y quieren continuar con ellos. Están habituados a trabajar con datos inapropiados, fechas inválidas del sistema y otras “ineficiencias”. Mucha gente prefiere la informalidad a la formalidad. Tienen ciertos vicios adquiridos con el tiempo.

La implementación de un ERP trae consigo la necesidad de adoptar mayor formalidad en el trabajo y la adhesión a más procesos de los que la gente está acostumbrada. La verdad es que el mundo es más global, más competitivo y cambia muy rápido. Hoy en día la gente está muy preparada y surgen nuevas formas de capacitación como por ejemplo el entrenamiento en medios, entre otro tipo de especializaciones. Dentro de este contexto las empresas necesitan integrarse tanto en los negocios como en los países, industrias y culturas para poder sobrevivir. La integración de sistemas es esencial y la integración de personas es un gran desafío.

Exito ERP

ERP – Los 7 hábitos para una implementación exitosa

  1. Implementar un liderazgo integrado. Hacia finales de los ’80 las empresas comenzaron a reconocer el valor del planeamiento de ventas y operaciones. Fundamentalmente el balance entre la demanda y el plan de capacidad operacional. Un liderazgo integrado describe el modo en que el CEO lidera  la estrategia desde arriba hacia abajo (top-down) y replantea desde abajo hacia arriba (bottom up), basado en información honesta, correcta y realista.
  2. Asegurar que el equipo gerencial tiene entusiasmo y compromiso con el proyecto. Hay ejecutivos de primer nivel que creen que la implementación de un software puede sub contratarse a terceros. Pero hacer esto, es sub contratar responsabilidades. Desafortunadamente la implementación es menos seductora que adquirir un negocio o lanzar un nuevo producto. Los “tecnófobos” no quieren involucrarse en proyectos de IT que, generalmente, son largos, aburridos y cargados de conflictos.
  3. Asegurar que los datos de la compañía sean precisos. Una causa frecuente de la falla de proyectos de ERP es la pérdida de datos precisos. Datos de inventarios, listas de materiales o asignación de rutas son tres de los culpables claves. En un ERP (Enterprise Resource Planning) integrado todo es necesario para asegurar la confiabilidad y precisión de los datos. Las cuestiones claves son limpiar los procesos que hicieron crecer los datos malos y asegurar que, luego de la entrada del sistema en producción, habrá disciplina para mantener la calidad de los datos.
  4. Asegurar que hay una línea de responsabilidad en el negocio para el éxito del proyecto. Los gerentes de la empresa (Marketing, Operaciones, Finanzas, Producción y las otras) son responsables del éxito de la implementación y funcionamiento del ERP. El equipo del proyecto debe responsabilizarse por entregar el mismo en sintonía con el negocio. La clave está en evitar que el equipo trabaje en una torre de marfil desarrollando procesos, sistemas, entrenando gente a usar el producto y demás tareas.
  5. Asegurar que el 100% de las personas del negocio hayan sido educadas (no entrenadas) en el nuevo sistema y los modos de usarlo. La diferencia entre educación y entrenamiento es crítica. Educar es cambiar el corazón y mente para aceptar la necesidad del nuevo sistema y los procedimientos formales que implica. Esto significa, entre otras cosas, evitar  prácticas pobres como operar con doble juego de números (Ejemplo: uno para el presupuesto y otro para propósitos operacionales).
  6. Usar una prueba o simulación como un método para experimentar y validar el sistema antes que el ERP ingrese en la etapa de producción. La forma clásica para asegurar la aceptación de un sistema empresarial es ejecutar cuidadosamente guiones y rutinas piloto que prueben que las expectativas previstas para un grupo de transacciones producen los resultados esperados. Sin embargo, esto no prueba la potencia combinada del sistema, los procesos y personas trabajando todos simultáneamente y menos si la gente está preparada para realizar su trabajo en el nuevo escenario.
  7. Asegurar que el sistema está basado en funcionalidades estándar. Ciertamente, los ERP modernos poseen una enorme cantidad de funcionalidad construida. Y siempre, para los usuarios, es una tentación construir funcionalidad más compleja dentro de la aplicación. Sin embargo, en muchos productos de software hay ocasiones donde el sistema “no hace lo correcto” por alguna razón. Y aquí se produce un conflicto pues pretenden que el sistema haga lo que ellos no saben explicar como hacer.

Software libre y propietario al elegir un sistema ERP

Cuando tomamos la importante decisión de implantar un sistema de ERP Software en nuestra empresa, podemos -y debemos- decidir entre software propietario o software libre.

Lo más destacable es que que la mayor diferencia que existe entre los ERP de software propietario y los de software libre se encuentra en sus parámetros legales, ya que mientras que para utilizar un software propietario se deben abonar ciertas licencias y la herramienta informática debe ser adquirida por la vía legal, en el caso del software libre se evitan los impuestos de licencias para uso. El ahorro económico en el desembolso inicial es considerable.

ERP Software

Diferencias entre Software Libre y Software Propietario

Antes de entrar de lleno con las diferencias, hay que comentar que que cada vez mayor cantidad de empresas opten por un sistema ERP basado en software libre. Aunque aún existen muchas compañías que prefieren utilizar software propietario, basados en la creencia de que una herramienta libre de gravámenes legales no puede estar a la altura del software propietario, cuando en realidad no es así, sino más bien al contrario, ya que quienes han utilizado herramientas basadas en el software libre para el campo de la gestión empresarial, saben por experiencia que los ERP de software libre no sólo están a la altura del software propietario, sino que además superan con creces sus posibilidades.

Y ahora vamos a comentar las principales diferencias que puede haber entre ambos tipos de Software.

  • Actualizaciones. En general, en los últimos años los ERP de software propietario se han estancado en relación a la tecnología implementada, incluso hasta convertirse en una herramienta antigua y obsoleta para las necesidades del mercado actual. Por el contrario, los ERP de software libre están en constante actualización con el fin de dar respuesta a las necesidades cambiantes del mercado y de las empresas, y utilizan las tecnologías de última generación, gracias a haber sido diseñados de manera moderna, permitiendo así su evolución constante.
  • Orientaciones. La mayoría del software propietario, de compañías tales como Microsoft, SAP, etc. ofrecen un producto apto para grandes empresas, sin brindar la posibilidad de incorporar herramientas informáticas en las Pymes, debido a que el software propietario suele ser complejo sin posibilidades de reducir sus capacidades de acuerdo a las necesidades de cada organización. Por el contrario, nos encontramos que en el mercado del software ERP para pequeñas y medias empresas, desde hace años se encuentran liderando los sistemas ERP de software libre, gracias a las infinitas posibilidades de personalización que ofrecen, cualquiera sea el tamaño y las necesidades de cada organización.
  • Soporte. Otra de las grandes ventajas que poseen los ERP de software libre en comparación a los de software propietario es, sin lugar a dudas, el gran nivel de soporte que posee, ya que son desarrollados por comunidades de programadores que mejoran los productos constantemente. En la actualidad, los ERP de software libre más utilizados son AbanQ, OpenERP y OpenXpertya, entre otros. Puedes encontrar información referente a ellos en el artículo relacionado a la temática.

Independientemente de si finalmente seleccionaremos un ERP de software libre o propietario para la gestión empresarial de nuestra compañía, cabe destacar que ante la elección de un ERP se deben evaluar una serie de objetivos a cumplir con la implementación de este tipo de sistema.

Objetivos del sistema ERP

Los aspectos fundamentales que se deben tener en cuenta a la hora de implementar un sistema ERP es que permita a la compañía alcanzar los siguientes objetivos:

  • Optimizar los procesos
  • Reducir los costos operativos
  • Mejorar la eficiencia
  • Tomar mejores decisiones empresariales
  • Incrementar la satisfacción de sus clientes
  • Minimizar los errores humanos
  • Reducir el inventario y los faltantes.