Los sistemas ERP antes y después de las crisis

Realizar balances de costes y renegociar contratos son buenas medidas en épocas de dificultad económica pero no es suficiente en plena crisis financiera (habría que añadir que son acciones que siempre deben ser consideradas por las empresas, y no sólo en los momentos de crisis). Muchos empresarios aprenden de los errores del pasado e invierten en tecnología y en soluciones de gestión basadas en sistemas ERP para afrontar las adversidades.

Crisis Económica

El mundo entero sufrió los efectos de la devastadora crisis económica y pocos optimistas profetizaron un fin de 2009 con perspectivas sólidas de recuperación. La mayoría de los especialistas decían que la crisis era seria y la recuperación tardaría de tres a cinco años. Otros, más pesimistas, preveían una catástrofe solamente equiparable a la quiebra de la bolsa de Nueva York. En cualquier caso hoy en día, en el año 2012 la situación sigue siendo bastante desfavorable, sin saber si se ha tocado fondo o no.

La falta de criterio en la gestión de riesgos fue un aprendizaje. En el periodo pre-crisis, muchas empresas corrieron demasiados riesgos y durante la crisis, muchas compañías no se animaban a correr ningún tipo de riesgo, aunque este fuera muy pequeño.

Otro punto interesante a destacar durante la crisis fue la búsqueda de nuevas oportunidades de negocios sin grandes inversiones, a saber: nuevos mercados, nuevos productos, nuevos modelos de negocio.

Con respecto a la toma de decisiones estratégicas en momentos de crisis, las soluciones de gestión como la utilización de un software ERP pueden ser significativas y de hecho, alterar escenarios que podrían ser desastrosos por la falta de información segura.

Trabajar con niveles de stock optimizado, hacer una buena planificación de producción, conocer detalladamente los costos de los procesos productivos, entre otros beneficios generados por un buen sistema de gestión, puede ser el punto clave de éxito durante los momentos de crisis. Con la ayuda de la tecnología, el empresario, y por tanto la empresa tiene información correcta y puede tomar decisiones más certeras.

Cabe destacar que la inversión en Tecnologías de la Información, cuando se tienen en cuenta los aciertos y la capacidad de previsiones más confiables, genera un rápido retorno de la inversión.

La principal lección que nos deja la crisis es que siempre debemos evaluar de forma racional una situación, independientemente de que esta sea buena o mala. El pesimismo y el optimismo exagerados muchas veces están ligados a la emoción y no a la razón.

La implementación de un sistema ERP

Para las grandes empresas, un buen sistema ERP puede resultar demasiado complejo de implementar, ya que es necesario realizar un cambio en la forma de trabajo habitual, así como en las personas que desarrollan dicho trabajo. Es imprescindible que el personal cualificado cambie y adapte sus hábitos de trabajo a las nuevas necesidades. Y ya que los cambios más importantes derivados de implementar un sistema ERP implican a casi todos los miembros y departamentos de la empresa, es necesario que todos los interesados estén de acuerdo en aceptar el proyecto para que el sistema ERP sea un éxito y un beneficio más que un fracaso y un problema una vez implementado. La aprobación popular es prácticamente el requisito más importante por cumplir.

Implementar un sistema ERP supone la implicación del personal y departamentos de la empresa
Implementar un sistema ERP supone la implicación del personal y departamentos de la empresa

Para comenzar con el proceso de implementación de un sistema ERP es más que aconsejable, incluso es casi obligatorio consultar con especialistas previamente para evitar que la implementación sea un desastre. Existen tres tipos de servicios profesionales a los que se puede recurrir a la hora de implementar un sistema ERP, estos son consulta, personalización y soporte.

Servicios de Consulta

Habitualmente los servicios de consulta son responsables de la fase inicial de la implementación de un sistema ERP. Este servicio se encarga de ayudar a la organización a involucrarse con su nuevo sistema, con el producto en formación, flujo de trabajo, mejora de la utilización del ERP en la organización específica, etc.

Servicios Personalización

El servicio de personalización se encarga de ampliar el uso del nuevo sistema ERP o de modificar su utilización, creando interfaces personalizadas o la aplicación de códigos personalizados. Aunque los sistemas ERP son realizados por diversos núcleos de rutinas, existen algunas necesidades que necesitan ser desarrolladas o personalizadas para ciertas organizaciones.

Soporte

El soporte y el mantenimiento del sistema ERP se incluyen en los servicios de apoyo.

¿Qué Software ERP es el mejor para mi empresa?

A estas alturas ya sabemos que el software ERP es un sistema integral de gestión empresarial, y que cada vez es más importante en las empresas, bien sean Pymes o grandes empresas. Varios estudios han comprobado y confirmado que el retorno de la inversión en estos sistemas es importante a corto, medio y largo plazo, pero sin embargo, es muy importante que sepamos controlar el proceso de elección de un buen software ERP.

¿Qué Software ERP elegir?
¿Qué Software ERP elegir?

Algunos consejos que te recomendamos desde aquí son:

  1. Analizar los principales procesos internos de la empresa. Esto nos reportará dos importantes beneficios: por un lado podremos identificar más fácilmente los posibles problemas en los procesos para así corregirlos y por otro lado podremos tener un mapa que nos permita saber si el sistema elegido se adapta a nuestros procesos.
  2. Definir correctamente las estrategias de la empresa y la previsión de crecimiento a corto, medio y largo plazo. Este es un paso muy importante, ya que nos permitirá definir el “tamaño” del ERP que necesitaremos. Si nuestra empresa tiene estrategias de crecimiento agresivas, cuando llegue la hora de elegir un sistema ERP tendremos que tener en cuenta que el software soporte ese crecimiento y no exija grandes inversiones futuras para una reorganización.
  3. Elegir de los proveedores. El mercado nos ofrece una amplia gama de soluciones para todos los tamaños, gustos y bolsillos. Tendremos que buscar referencias, empresas que utilicen el mismo software ERP e incluso ayuda de otras empresas dentro del mismo sector. Otro punto importante a tener en cuenta y que puede facilitar la implantación del software es que muchas empresas ya desarrollaron soluciones verticales, que se adaptan a los procesos de empresas de mercados concretos.
  4. Planificar la implantación. Llegados a este punto, es muy importante elegir una buena consultora que lidere la implantación. La elección debe basarse en base a los mismos criterios de la fase anterior, buscando siempre reunir referencias, visitar clientes y casos de éxito en los proyectos liderados por esa consultora. No es correcto situar el precio como criterio a la hora de calificar las propuestas, ya que como sabemos “lo barato sale caro”  y en este caso es cierto. Se conocen infinidad de casos de implantaciones de ERP que han fracasado, y donde el cliente termina teniendo graves problemas por haber optado por un proveedor más barato.
  5. Compromiso con el nuevo sistema y adaptación. Es prioritario que todas las áreas afectadas en la empresa estén comprometidas y si es posible, que todos los actores responsables de esas áreas sean conscientes de los impactos y cambios que el nuevo sistema traerá consigo. Tendremos que realizar un muy buen programa de entrenamiento sobre el nuevo sistema para evitar caídas en la productividad del personal.