Siete hábitos para implementar con éxito un sistema ERP

La implantación de un sistema de Software ERP es un hueso duro de roer y ya existen una buena cantidad de proyectos que han fracasado en los últimos años. Muchos de estos proyectos fallidos pueden atribuirse a errores en uno o varios de los siete hábitos que se recomiendan para una implementación exitosa. Muchos de los problemas subyacentes están relacionados con dificultades para afrontar cuestiones culturales dentro de la organización, y es por ese motivo que hablamos de hábitos.

Las personas están acostumbradas a trabajar con métodos viejos y quieren continuar con ellos. Están habituados a trabajar con datos inapropiados, fechas inválidas del sistema y otras “ineficiencias”. Mucha gente prefiere la informalidad a la formalidad. Tienen ciertos vicios adquiridos con el tiempo.

La implementación de un ERP trae consigo la necesidad de adoptar mayor formalidad en el trabajo y la adhesión a más procesos de los que la gente está acostumbrada. La verdad es que el mundo es más global, más competitivo y cambia muy rápido. Hoy en día la gente está muy preparada y surgen nuevas formas de capacitación como por ejemplo el entrenamiento en medios, entre otro tipo de especializaciones. Dentro de este contexto las empresas necesitan integrarse tanto en los negocios como en los países, industrias y culturas para poder sobrevivir. La integración de sistemas es esencial y la integración de personas es un gran desafío.

Exito ERP

ERP – Los 7 hábitos para una implementación exitosa

  1. Implementar un liderazgo integrado. Hacia finales de los ’80 las empresas comenzaron a reconocer el valor del planeamiento de ventas y operaciones. Fundamentalmente el balance entre la demanda y el plan de capacidad operacional. Un liderazgo integrado describe el modo en que el CEO lidera  la estrategia desde arriba hacia abajo (top-down) y replantea desde abajo hacia arriba (bottom up), basado en información honesta, correcta y realista.
  2. Asegurar que el equipo gerencial tiene entusiasmo y compromiso con el proyecto. Hay ejecutivos de primer nivel que creen que la implementación de un software puede sub contratarse a terceros. Pero hacer esto, es sub contratar responsabilidades. Desafortunadamente la implementación es menos seductora que adquirir un negocio o lanzar un nuevo producto. Los “tecnófobos” no quieren involucrarse en proyectos de IT que, generalmente, son largos, aburridos y cargados de conflictos.
  3. Asegurar que los datos de la compañía sean precisos. Una causa frecuente de la falla de proyectos de ERP es la pérdida de datos precisos. Datos de inventarios, listas de materiales o asignación de rutas son tres de los culpables claves. En un ERP (Enterprise Resource Planning) integrado todo es necesario para asegurar la confiabilidad y precisión de los datos. Las cuestiones claves son limpiar los procesos que hicieron crecer los datos malos y asegurar que, luego de la entrada del sistema en producción, habrá disciplina para mantener la calidad de los datos.
  4. Asegurar que hay una línea de responsabilidad en el negocio para el éxito del proyecto. Los gerentes de la empresa (Marketing, Operaciones, Finanzas, Producción y las otras) son responsables del éxito de la implementación y funcionamiento del ERP. El equipo del proyecto debe responsabilizarse por entregar el mismo en sintonía con el negocio. La clave está en evitar que el equipo trabaje en una torre de marfil desarrollando procesos, sistemas, entrenando gente a usar el producto y demás tareas.
  5. Asegurar que el 100% de las personas del negocio hayan sido educadas (no entrenadas) en el nuevo sistema y los modos de usarlo. La diferencia entre educación y entrenamiento es crítica. Educar es cambiar el corazón y mente para aceptar la necesidad del nuevo sistema y los procedimientos formales que implica. Esto significa, entre otras cosas, evitar  prácticas pobres como operar con doble juego de números (Ejemplo: uno para el presupuesto y otro para propósitos operacionales).
  6. Usar una prueba o simulación como un método para experimentar y validar el sistema antes que el ERP ingrese en la etapa de producción. La forma clásica para asegurar la aceptación de un sistema empresarial es ejecutar cuidadosamente guiones y rutinas piloto que prueben que las expectativas previstas para un grupo de transacciones producen los resultados esperados. Sin embargo, esto no prueba la potencia combinada del sistema, los procesos y personas trabajando todos simultáneamente y menos si la gente está preparada para realizar su trabajo en el nuevo escenario.
  7. Asegurar que el sistema está basado en funcionalidades estándar. Ciertamente, los ERP modernos poseen una enorme cantidad de funcionalidad construida. Y siempre, para los usuarios, es una tentación construir funcionalidad más compleja dentro de la aplicación. Sin embargo, en muchos productos de software hay ocasiones donde el sistema “no hace lo correcto” por alguna razón. Y aquí se produce un conflicto pues pretenden que el sistema haga lo que ellos no saben explicar como hacer.

La implementación de un sistema ERP

Para las grandes empresas, un buen sistema ERP puede resultar demasiado complejo de implementar, ya que es necesario realizar un cambio en la forma de trabajo habitual, así como en las personas que desarrollan dicho trabajo. Es imprescindible que el personal cualificado cambie y adapte sus hábitos de trabajo a las nuevas necesidades. Y ya que los cambios más importantes derivados de implementar un sistema ERP implican a casi todos los miembros y departamentos de la empresa, es necesario que todos los interesados estén de acuerdo en aceptar el proyecto para que el sistema ERP sea un éxito y un beneficio más que un fracaso y un problema una vez implementado. La aprobación popular es prácticamente el requisito más importante por cumplir.

Implementar un sistema ERP supone la implicación del personal y departamentos de la empresa
Implementar un sistema ERP supone la implicación del personal y departamentos de la empresa

Para comenzar con el proceso de implementación de un sistema ERP es más que aconsejable, incluso es casi obligatorio consultar con especialistas previamente para evitar que la implementación sea un desastre. Existen tres tipos de servicios profesionales a los que se puede recurrir a la hora de implementar un sistema ERP, estos son consulta, personalización y soporte.

Servicios de Consulta

Habitualmente los servicios de consulta son responsables de la fase inicial de la implementación de un sistema ERP. Este servicio se encarga de ayudar a la organización a involucrarse con su nuevo sistema, con el producto en formación, flujo de trabajo, mejora de la utilización del ERP en la organización específica, etc.

Servicios Personalización

El servicio de personalización se encarga de ampliar el uso del nuevo sistema ERP o de modificar su utilización, creando interfaces personalizadas o la aplicación de códigos personalizados. Aunque los sistemas ERP son realizados por diversos núcleos de rutinas, existen algunas necesidades que necesitan ser desarrolladas o personalizadas para ciertas organizaciones.

Soporte

El soporte y el mantenimiento del sistema ERP se incluyen en los servicios de apoyo.