Ventajas de utilizar el software ERP

Los sistemas de software ERP juegan un papel muy importante en el desarrollo de cualquier negocio. Veamos a continuación las principales ventajas de utilizar un software ERP.

Se integra la información financiera

El gerente de una empresa siempre quiere tener la información financiera real, pero muchas veces en su búsqueda se puede encontrar con versiones diferentes a la realidad. En ocasiones cada departamento maneja sus propios números financieros (el departamento de finanzas tiene sus números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener otros números). Con la implementación de un software ERP, todos tendrán solo una versión de los números, con lo que no habrá lugar a malentendidos y todo estará unificado.

Se centraliza la información de los pedidos de los clientes

Con los sistemas de software ERP es posible centralizar y realizar un seguimiento a los pedidos que realizan los clientes, desde que se reciben hasta que se reparte la mercancía. En vez de tener varios sistemas que se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por norma general, de esta manera se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con el software ERP esta tarea será más fácil.

Se estandarizan y agilizan los procesos de fabricación

Los sistemas de software ERP vienen con métodos estándar para automatizar algunos pasos de los procesos de fabricación. Estandarizar esos procesos y usar un sólo sistema informático integrado, puede ahorrar tiempo, incrementar la productividad y reducir los costes.

Se minimiza el inventario

Los sistemas de software ERP agilizan el funcionamiento industrial, y mejoran la efectividad en el proceso de entrega por parte de la empresa. Esto puede originar que los inventarios se reduzcan, ya que al haber mejores servicios de entrega con respecto a los pedidos de los clientes, es posible optimizar el stock almacenado de productos en el almacén.

Se estandarización la información de Recursos Humanos

Puede que en compañías con muchas unidades de negocio, el departamento de Recursos Humanos no tenga un método simple unificado para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. El software ERP puede solucionar este problema.

Diferencias entre el Software CRM y el Software ERP

Software CRM y Software ERP… ¿son iguales? ¿son diferentes? ¿son los dos necesarios en una empresa? ¿son independientes? ¿se puede tener uno y no el otro? ¿son compatibles? Son muchas las cuestiones que se nos plantean a la hora de hablar de estos dos tipos de software empresarial. Intentaremos aportar algo de luz viendo las principales diferencias entre uno y otro.

La principal diferencia es que el software CRM (Customer Relationship Management) está enfocado en la gestión de la relación con los clientes para conseguir una mayor fuerza de ventas. Un software CRM nos permite establecer una relación más cercana con los clientes, pudiendo conocer sus necesidades, sus preferencias, mantener un historial de nuestra relación con el cliente, cuantas veces conversamos con él, cuanto hace que no hay comunicación, cuando fue la última vez que le enviamos un pedido o un catálogo, cuantos correos hemos intercambiado, etc. Mientras que el software ERP (Enterprise Resource Planning) está destinado a la gestión integral de la información que se maneja en la empresa, lo cual permite organizar y manejar la producción, facturación, cobros, contabilidad, etc. en definitiva, se trata de planificar los recursos de la empresa, sin involucrar al cliente y sus necesidades y/o preferencias.

Un buen software CRM debe poder manejar estratégicamente toda la información referida a los clientes, para así poder conocerlos mejor de cara a brindarles el trato personalizado que cada uno requiere, de acuerdo a sus necesidades y preferencias. Mientras que un buen software ERP debe poder guardar toda la información administrativa y contable de los clientes. Se debe poder extraer información acerca de la facturación, la cuenta corriente, la entrega de productos, automatizar las finanzas y mantener dicha información consolidada y accesible a personal debidamente autorizado.

Ahora bien, ¿ambos sistemas son dependientes? No, no son dependientes el uno del otro, pero lo ideal sería combinar los dos. ¿Cómo vamos a atender bien a nuestro cliente si no sabemos sus necesidades? ¿Cómo haremos un eficaz servicio de reparto de mercancía si no sabemos cuando fue la última entrega? ¿Cómo sabremos el momento perfecto para enviar al cobrador si sólo hemos registrado las facturas pendientes de cobro?

Está claro entonces que el objetivo es conseguir una perfecta combinación entre un buen software ERP y un buen software CRM, para poder así contestar a las preguntas anteriores.

Mientras que con un sistema ERP tendremos la información de pedidos, fechas de facturación, fechas de entrega y cobros, etc. con un buen sistema CRM podríamos tener una mejor idea de en qué momento del mes es más conveniente realizar el cobro, conocer las preferencias en sus pedidos o los días y horarios de entrega. En definitiva, si se conocen las necesidades de los clientes, podemos atenderlos mejor, ofrecerles lo que necesitan, y aumentar por tanto su fidelidad hacia la empresa.

Resumiendo, un ERP nos permite mantener las cuentas claras con el cliente. La protagonista aquí es nuestra empresa. Un buen ERP nos permite mostrar una buena imagen nuestra mediante la buena organización de nuestra información. Un CRM por el contrario, nos permite mejorar la relación con el cliente. El protagonista, en este caso es el cliente. Un buen CRM nos permite responder rápidamente a las peticiones de nuestro cliente.

A pesar de todas estas diferencias, ha quedado claro que ambas son herramientas que deberían trabajar de la mano para ayudar a empresas y organizaciones a crear y disponer de ventajas competitivas que marquen la diferencia y que les puedan situar en la cabeza de los mercados en los que trabajen.

¿Qué es el software ERP?

El software ERP es un sistema integral de gestión empresarial diseñado para modelar y automatizar la mayoría de los procesos en la empresa (contabilidad, comercial, logística, recursos humanos, etc.) con el objetivo de facilitar la planificación de todos los recursos disponibles. Las siglas ERP vienen del inglés “Enterprise Resource Planning”.

La característica más destacable de un software ERP es que posibilita que toda la información que se maneja dentro de una empresa quede unificada y ordenada en un solo lugar, de tal modo que cualquier incidencia o suceso queda a la vista de manera inmediata. Todo ello hace que la toma de decisiones se lleve de una forma más rápida y segura, acortando así los ciclos productivos. Gracias al software ERP tendremos la empresa bajo control, ya que con una sola herramienta tenemos una visión global del negocio, lo que facilita una mejor perspectiva para la gestión y para la toma de decisiones. La implantación de un sistema ERP posibilita además la eliminación de las barreras existentes entre los distintos departamentos, ya que la información circula por toda la empresa eliminando así la improvisación por falta de información.

Los sistemas de software ERP principalmente manejan la producción, logística, distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de una empresa. Pero además, el software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la gestión de los recursos humanos.

Implantar un sistema ERP en la empresa no es fácil, ya que requiere un largo periodo de tiempo, y además hay que integrar varios factores para conseguir el éxito de la puesta en marcha. En este sentido, todas las áreas de la empresa juegan un papel muy importante, desde la alta dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información o Informática.

Tiempo atrás, sólo las grandes empresas podían permitirse el lujo de adquirir este tipo de sistemas, debido al elevado coste que éstos tenían, pero actualmente las cosas han cambiado. Hoy en día las pequeñas y medianas empresas están accediendo cada vez más a este tipo de software y lo están implantando de forma progresiva con excelentes resultados.

De hecho los sistemas de software ERP están funcionando perfectamente en todo tipo de empresas modernas de hoy en día. De esta manera, todos los departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están integrados en un solo sistema.

Los sistemas ERP constituyen el núcleo de otras aplicaciones como puede ser el software CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), el Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc.